09.09.2014

Een goede voorbereiding is de halve wedstrijd

“Give me six hours to chop down a tree and I will spend the first four sharpening the axe.” ― Abraham Lincoln

Als voorbereiding op een seizoen waarin we kampioen willen worden was ik afgelopen weekend als nieuwe coach van het 1e herenteam van Nuenen waterpolo op een 2 daags toernooi in Hasselt*. Een klein en simpel project. Om het ’s avonds warm en gezellig te hebben werd bedacht dat een kampvuur een goed idee was. Maar het met blote handen breken van het gesprokkelde hout werd geen succes. Tot ik uit mijn caravan (!) een super scherp geslepen hakbijltje wist te toveren.

Schil over alle IT systemen

Professional Portal is een groot en complex programma. Daar zal iedereen die je erover spreekt het mee eens zijn. Het is groot in de zin dat we via Professional Portal een schil willen maken die over alle IT systemen van het sociale domein ligt**, zowel voor de professional (de ambtenaar) als voor de klant (werkgever & burger). Daarmee raken we alle IT systemen, alle infrastructuren, alle ketenpartners, alle ontwikkelaars, alle professionals en alle klanten. En dat gaan we doen in het besef dat we nog niet veel ervaring op dit terrein hebben.

Vandaar dat de quote van Lincoln zo toepasselijk is in dit geval. We moeten de tijd nemen om het programma goed voor te bereiden. Dan reduceren we het risico en weten we wat erop ons afkomt. Deskundigheid is er namelijk voldoende. Over het 'hoe' zijn vele theorieën en meningen. Ik wil jullie meenemen in die van mij,

In de wereld van programma management zijn twee methodieken dominant: Managing Succesfull Programs (MSP), de programmavariant van de bekende Prince2. Deze methode kent 4 fasen; Identifying, Defining, Managing, Closing waarvan de eerste twee fasen zich bezig houden met de voorbereiding.
Program Management Instituut (PMI) hanteert de PM Body of Knowlegde (PMBOK) als methode met 5 fasen: Initiating, Planning, Executing, Controlling en Closing. Ook hier weer twee fasen voorbereiding.

In die voorbereidende fasen ligt dus de sleutel tot het succes. Een aantal vragen zijn cruciaal tijdens deze planvorming.

De cruciale vragen

Als eerste dient duidelijk te zijn waarom we het programma doen; wat is de business case? Ten tweede dient tot enige mate van detail duidelijk te zijn wat we gaan maken; wat is de architectuur? Een architectuur is een integraal ontwerp op hoofdlijnen waardoor de afnemer weet wat hij krijgt en de aannemer weet wat hij moet maken***. Vervolgens dient duidelijk te zijn wat we wanneer moeten doen om de architectuur te realiseren; wat is de planning? Voor een programma bestaat die planning op het hoogste niveau uit een verzameling van parallelle en volgordelijke projecten. Als laatste moeten we afspreken wie de werkzaamheden uitvoeren en hoe we de besluitvorming geregeld is; wat is de besturingsstructuur (ook wel governance structure genoemd).

Heb je dat duidelijk geordend in kaart: business case, architectuur, planning, besturingsstructuur, en besloten dan kan gestart worden met de uitvoering van het programma. De eerste stappen om die vragen te beantwoorden zijn we nu aan het zetten.

Waarom is die voorbereiding zo belangrijk? 

Ik kruip daarvoor weer even in de huid van de waterpolocoach. Waterpolo is niet zomaar een beetje zwemmen en een balletje overgooien. Naast vele uren van zware fysieke training dient ook iedereen in het waterpolo team te allen tijde te weten wie wat waarom aan het doen is en hoeveel tijd er nog is (bij waterpolo heb je maar 30 seconden voor een aanval). Door die druk is het van belang dat je over en weer weet wat jezelf en je medespelers moeten doen. Het tempo ligt hoog, de tegenstander probeert je onder water te duwen, het spel gaat snel op en neer, maar als er dan iets verandert dan herkent iedereen dat ook en weet bijna automatisch wat te doen.

Gezamenlijk inzicht

Zo is dat ook met programma’s en in mindere mate met projecten. We maken tijdens de voorbereidingsfasen het totaal overzicht, daarmee creëren we gezamenlijk inzicht en draagvlak, we maken het plan en spreken af dat we dat gaan volgen, we gaan aan het werk en dan zal er van alles gaan veranderen. Op deze manier gaan we snel wanneer het ook werkelijk kan.

Uit ervaring weet ik dat deze aanpak werkt. En om even terug te komen op de man met de pet in het midden ja, het was een prima weekend met een mooi kampvuur, vijf wedstrijden op rij gewonnen en voor de 1e keer in haar bestaande wist Nuenen een toernooi te winnen. Met die energie ben ik maandag weer begonnen aan deze uitdagende en dynamische opdracht. Over 3 weken meer.

Marcel Vermeulen
Programmadirecteur PP en in het weekend Coach Nuenen Waterpolo H1

* Inderdaad: veel regen, veel bier, veel fritten
** Ik zal in een later blog terugkomen over het wat en waarom van PP. 
*** Op het thema ‘architectuur’ kom ik later nog eens terug; welke zijn er en wat moet er in staan?