24.03.2016

Heldere en vriendelijke brieven

Sinds een paar maanden werken de G4 en Wigo4it samen aan heldere en vriendelijke brieven. Deze ondersteunen de klantbewustere manier van werken. In totaal worden er 1,37 miljoen brieven verbeterd.

In het zogenaamde brievenproject komt een vaste groep van vertegenwoordigers vanuit de G4 wekelijks samen in de zogenaamde ‘brieventeams’. De kern van wat de brieventeams doen is het vernieuwen van de brieven. Dit doen ze namens de G4 met mandaat, volgens G4 vastgelegde spelregels.

De brieventeams vormen de 'wasstraat' waar vernieuwde brieven van de band rollen. Inhoudelijk wordt het team, per specifiek onderwerp (bijvoorbeeld voor bijzondere bijstand), bijgestaan door deskundigen vanuit G4. Daarnaast wordt er een keer per maand een meeleessessie georganiseerd waarbij de brieven door een grotere groep medewerkers uit de G4 worden getoetst.

Projectleider Jacqueline van Havelmonde: “Die toets richting de brieventeams is van groot belang. Zijn we niets vergeten?” Tot slot komt er ongeveer één keer per kwartaal een vertegenwoordiging van klanten en hun vertegenwoordigers bijeen om een aantal brieven door te nemen. Hier komen inhoud, leesbaarheid en toon ter sprake en dit krijgt opvolging in de volgende sessies. Op dit moment zijn 18% van de verzonden G4 brieven met deze werkwijze vernieuwd.

Structureel beter

Naast de verbetering van alle brieven, werken de gemeentes ook aan een structurele manier van werken waarbij de brieven continue onder de aandacht blijven. De kans is groot dat een brieventeam ook voor de toekomst een methode blijft om op een snelle en gerichte manier de communicatie vanuit de gemeente helder en vriendelijk te houden. Wigo4it ondersteunt zoveel mogelijk bij de implementatie van deze nieuwe werkwijze, bijvoorbeeld met spelregels of een informatief filmpje over het gebruik van de nieuwe brieven.

Stap voor stap naar heldere en vriendelijke brieven!